شاء الله سبحانه وتعالى أن أحصل على المركز الأول في جائزة داخلية على مستوى المؤسسة، هذه الجائزة الداخلية تؤهلني لدخول جائزة أبوظبي للأداء الحكومي المتميز.
وحقيقةً أو فقط أن أذكر بعض ما لاحظته عندما كنت أجهز لوثائق هذه الجائزة:
1) التوثيق:
توثيق جميع الأدلة على أعمالكم اليومية بطريقة منظمة مهم جداً، وربما يكون وجع الرأس الأكبر للكثيرين مصدره أن أدلة تنفيذ أعمالهم موزعة في عدة أماكن وحواسيب ورسائل الكترونية مؤرشفة وغير مؤرشفة! والطامة الكبرى للأعمال التي ليس لها دليل!. ونصيحتي للجميع إن أردت أن تكون ضمن منظومة عمل متميزة: أرشف ووثق أرشف ووثق أرشف ووثق!.
ولكن السؤال الذي قد يواجهكم! ما هي الطريقة المثلى للتوثيق؟
1- سنوياً؟
2- شهرياً؟
3- يومياً؟
4- حسب أعمال القسم؟
5- حسب نوع المهام؟
6- حسب معايير جائزة أبوظبي للتميز؟
7- ملفات التدريب؟
8- ... الخ
حدد الطريقة التي تناسبك وتسهل عليك الحصول على المعلومات بشكل سريع وواضح!
سؤال آخر، ما هي الأدلة التي يجب توثيقها وحفظها؟
1- دليل التواصل (مثال: كتب رسمية/ رسائل الكترونية / محاضر اجتماعات/ صوت/ فيديو .. الخ).
2- دليل التنفيذ (مثال: معاملات موقعة ومعتمدة).
3- دليل القياس (مثال: نتائج رضى العملاء، مدى التحسين في العمليات، نتائج بطاقات الأداء ... إلخ).
4- أدلة الشهادات والورش والدورات بكافة أنواعها.
5- أدلة التطوير الذاتي (التعلم المستمر، القراءة، الدورات، حضور ورش .. الخ)
6- جميع ما يتعلق بعملك بتفاصيله المملة!
7- أدلة أخرى.
ما هي المعوقات التي تتوقع أن تواجهها مستقبلاً إذا لم تبدأ بتوثيق أعمالك بشكل صحيح الآن؟
1- صعوبة جمع أدلة تنفيذ الأعمال والتميز خصوصا لعدة سنوات.
2- الرسائل الالكترونية قد تتأرشف وقد يصعب استرجاعها.
3- عدم تنظيم الملفات (مثال ملف للدورات ملف للاجازات ملف للانجازات) سيسبب لك مشكلة كبيرة لاحقاً عند البحث عن دليل، فسيتطلب منك ذلك وقتاً أطول من اللازم.
4- قد تفقد الدليل (عطل في الجهاز، عطل في البرنامج، فقد ملفات! .. إلخ)
5- (الأسوء) عدم وجود أي دليل على أعمالك! .. تخيل أن تقوم بسرد الكثير من الأعمال التي قمت بها بدون وجود (قرار تكليف)! أو أن تقدم الكثير من الأفكار الإبداعية (ولم يتم تسجيلها في نظام معتمد)! .. أو تساعد زملائك وتقوم بشرح الكثير من مهام العمل بدون (محاضر اجتماع)! ... أو تنجز العديد من المعاملات بدون وجود دليل على قياس أداء هذه العمليات! .....
في النهاية أود القول أن هذه الأدلة وتوثيقها بشكل دوري سيساعدكم لأداء أعمالكم بشكل متميز، ويفضل اخذ نسخة احتياطية بشكل دوري.
..... يتبع في أيام لاحقة ......
