Showing posts with label Work-Related. Show all posts
Showing posts with label Work-Related. Show all posts

Sunday, May 23, 2021

Scattered Thoughts,

 


It has been long time since I wrote something in here, people now are more into Instagram, snapchat, tictoc and so on! .. rather .. I still miss this blog as it is my own escape, and every time try to write something, I just write it in my head! and forget to blog it back in here :) .. so today I will talk a bit on what's going on in my mind. 

👪Maternity Leave,

I have been blessed with my third child! ... I was tariffed about this change in my life, however I can say that I was totally mistaken, nothing like having a new small family member that can light up your life! .. I was totally drown in my work,  spending a lot of time focusing on work! .. and the big mistake that I did that during the whole day not only the working hours!.

During my Maternity leave, I decide to stop this insane act of being workaholic, and I did.

😎Traveling,

I just want to say that I miss traveling so much! I miss exploring new places, adventures and even food! I miss photography! .. I just miss those nice memories. I can't deny that I did little of those things domestically but I still miss the airplane! .. 

💀Cultures,

I have been reading a lot about different cultures in different histories. I visited also the Abu Dhai louvre lately with my colleagues in ADSG (Abudhabi School of Governess), I really like to learn about art, cultures and history! .. it makes my soul happy and curious .. I think deeply about those details! how much time they spent on it? how did they thought about it? what did it really mean at that time? who used it? where was it? why did they create it! .. etc ... 

if you know me! you would know that  I really have a great imagination! ... 

the photo attached to this post was taken in Abu Dhabi Louvre ... Amazing art work! ... I can't get enough of it! ... 

📎work,

I will be back to work soon inshallah, Most likely I will be still working on distance! .. kids will be almost off-School. am I ready? I really don't know .. I still feel so exhausted from the load of work that I carried before I gave birth of my little angle! .. That's really a huge drawback of being workaholic! .. I also think about my evaluation in 2021, how would it be? would the maternity leave lower my evaluation or they will evaluate my performance based on the tasks and ORG Goals? .. *Sigh* .. I don't have clear guidance until now about my goals .. ! ... anyway I hope the work will go smooth, and I wish that working from home will still be an option for us! .. 

............. May - 23 - 2021 .............. Night Thoughts .............



Friday, May 29, 2020

إدارة فرق العمل الافتراضية Lead Virtual Teams ..

تغير العالم مع جائحة كوفيد 19، اضطررنا للعمل عن بعد، وهكذا كان علينا جميعاً الحصول على الحلول الالكترونية المختلفة لإدارة العمل بشكل فعال، ولكن مع ذلك كان هناك تحد في إدارة فرق العمل وإدارة الأعمال، وهنا ألخص لكم الورشة التدريبية من أكاديمية أبوظبي الحكومية والخاصة بـ إدارة فرق العمل الافتراضية ،،،
 
مقدمة
مع جائحة كوفيد 19 خرجنا من نطاق ودائرة الراحة، تعلمنا أن نبدع ونتأقلم مع الوضع العالمي للحصول على افضل الحلول، وهكذا نحن نمر بمجموعة من المشاعر والأفكار التي تحدد اخلاقياتنا وردات الأفعال. وهنا يجب أن نفهم إيجابيات وتحديات إدارة الفرق بطرق الكترونية وليس عن طريق الاجتماعات التقليدية، ومن هذه الفوائد: المرونة في العمل - زيادة الروابط - زيادة الإنتاجية - تقليل التكلفة - الموازنة بين الحياة والعمل.
 
 ولكن ما هي التحديات التي يمكن ان واجهها أيضا وكيف يمكننا التغلب عليها؟؟  بعض التحديات يمكن تلخيصها كالتالي:
الحوكمة - الاتصال - التكنولوجيا - التواصل الاجتماعي - الثقة والتحفيز.
 
التحديات:
  • التكنولوجيا: هل لديك البنية التحتية؟ هل لديك البرامج؟ هل الموظفين لديهم المهارات الكافية؟
في هذه الازمة لم يعد هناك شك لأهمية الاستثمار في التكنلوجيا، ويجب على صاحب القرار معرفة احتياجات الفريق او المؤسسة، ومن ثم تحديد المنصة التي تتوافق مع الاعمال .. one tool does not fit all needs
 
  • التواصل: كيف ستكون خطة التواصل مع الموظفين؟ كيف ستتابع الاعمال؟ كم مرة ستعقد اجتماع مع فريقك؟ كيف ستعمل على زيادة فعالية الاجتماعات الالكترونية؟... هنا بعض الأفكار:
  1. اخبر فريقك مسبقاً بسبب الاجتماع.
  2. ارسل لفريقك الاجندة مسبقاً.
  3. تأكد من ان جميع أعضاء الفريق لديهم المنصة او البرنامج المطلوب وخلو المشاكل الالكترونية.
  4. استخدم الأداة والمنصة الصحيحة للتواصل والتي تمكن الجميع من الاتصال بشكل فعال (مثال: مايكروسوفت تيم؟ قوقل ميت؟ زوم؟)
  5. تدريب الفريق قبل الاجتماع على استخدام المنصة الالكترونية في حال الحاجة لذلك.
  6. يجب ان يكون هناك مدير للاجتماع (Moderator).
  7. ابدأ الاجتماع بإتيكيت الاجتماع (عندما يتحدث احد البقية: صامت - عدم استخدام الكاميرا الا مع الحاجة - استخدام اختيار الدردشة .... الخ) من القوانين التي تود وضعها للاجتماع
  8. الاجتماعات الالكترونية والرسائل الالكترونية بدون صوت او صورة قد توقع الموظفين في حيرة من فهم المعاني الصحيحة، ولحل هذه المشكلة يمكن استخدام الكاميرا حيث ان تعابير الوجه معبرة وترفع من الذكاء العاطفي.
  9. تأكد من إدارة الوقت بشكل فعال، ففريقك قد يكون مرتبط باجتماعات ومواعيد أخرى.
  10. عند شرح كل نقطة يجب إعطاء الفريق فرصة للنقاش والاستفسار وابداء الرأي.
  11. يجب على الجميع احترام الاجتماع وعدم الانشغال بأعمال أخرى او قراءة البريد الالكتروني.
نقاط مهمة للتواصل:
  • قلل من الرسائل الالكترونية غير المهمة (مثال: CC for unnecessary people).
  • قلل من الاجتماعات غير المهمة.
  • في حال وجود أي خلافات او صراعات لا تناقشها في البريد اللاكتروني ولكن اتصل بالشخص وتواصل معه بشكل افضل.
 
  •  التواصل الاجتماعي:
كيف ستكون علاقة الفريق مع بعضهم البعض؟ كيف سيتم بناء العلاقات الفعالة بين أعضاء الفريق؟ كيف سيتواصل أعضاء الفريق؟
  1. تواصل مع فريقك بشكل شخصي وغير رسمي.
  2. اسال فريقك عن احوالهم؟ عن حياتهم؟
  3. حاول جمع أعضاء الفريق في لقاءات غير رسمية.
  4. احتفل مع فريقك في المناسبات المختلفة، تناولوا كوب قهوة Virtual Coffe Catch up.
  5. وسع دائرة المعارف لديك، استغل الدورات والورش الالكترونية وتعرف على الناس ووسع مداركك وشارك الناس أيضا خبراتك.
الوعي:
ما هو مستوى الثقة بينك وبين أعضاء الفريق لانجاز العمل؟ ما هو مستوى التعاطف؟ كيف ستدير التنوع؟ كيف سيكون نمط القيادة لديك؟
  1.  تأكد من ان الجميع على مستوى واحد من المعرفة.
  2. تأكد من توضيح جميع التوقعات، ما الذي تتوقعه من فريقك؟ ما الذي يتوقعونه منك؟
  3. تأكد من أن فريقك لديه جميع الأدوات التي تلزمه لانجاز العمل.
  4. تأكد أن تكلف الشخص الصحيح في المكان الصحيح.
  5. تأكد من أن فريقك مدرب ولديه المهارات الكافية لانجاز العمل.
  6. اعمل على تحفيز فريقك بشكل دوري.
  7. اعمل على مراجعة البيانات وتحديثها .. ما الذي تم انجازه؟ وكيف يمكن إنجازه بشكل افضل؟
  8.  يجب ان توازن بين متطلبات العمل ومتطلبات المنزل لحياه أسعد
  9. امنح وقت كاف لفريقك.
  10. كن متفائلاً.
  11. استخدم التقويم لتنظيم العمل مع فريقك.
  12. حاول حل المشاكل قبل أن تتفاقم
 
أفضل الفرق هي التي:
  • تشارك بعضها البعض الخبرات المختلفة.
  • يسهلون العمل على بعضهم البعض.
  • يعرفون المخرجات التي يجب ان يصلوا اليها.
  • يثقون ببعضهم البعض.
  • يسعون الى النجاح بشفافية وعدل.
في النهاية:
  • كن هادئاً.
  • كن منظماً.
  • جدد الإبداع والخيال والتأطير - Re-invent re imagin re frame
  • كن مؤمنا باستغلال الفرص.
  • تأكد من تواجدك.
  • نحن جميعا معا.
 
كل الشكر لأكاديمية أبوظبي الحكومية وأيضا فريق BTS  ....
 



Wednesday, July 17, 2019

منظومة عمل متميز ... هل أنت جزء منها؟ (1)

شاء الله سبحانه وتعالى أن أحصل على المركز الأول في جائزة داخلية على مستوى المؤسسة، هذه الجائزة الداخلية تؤهلني لدخول جائزة أبوظبي للأداء الحكومي المتميز. 

وحقيقةً أو فقط أن أذكر بعض ما لاحظته عندما كنت أجهز لوثائق هذه الجائزة:

1) التوثيق:
توثيق جميع الأدلة على أعمالكم اليومية بطريقة منظمة مهم جداً، وربما يكون وجع الرأس الأكبر للكثيرين مصدره أن أدلة تنفيذ أعمالهم موزعة في عدة أماكن وحواسيب ورسائل الكترونية مؤرشفة وغير مؤرشفة! والطامة الكبرى للأعمال التي ليس لها دليل!. ونصيحتي للجميع إن أردت أن تكون ضمن منظومة عمل متميزة: أرشف ووثق أرشف ووثق أرشف ووثق!.

ولكن السؤال الذي قد يواجهكم! ما هي الطريقة المثلى للتوثيق؟ 
1- سنوياً؟
2- شهرياً؟ 
3- يومياً؟
4- حسب أعمال القسم؟
5- حسب نوع المهام؟
6- حسب معايير جائزة أبوظبي للتميز؟
7- ملفات التدريب؟
8- ... الخ
حدد الطريقة التي تناسبك وتسهل عليك الحصول على المعلومات بشكل سريع وواضح! 


سؤال آخر، ما هي الأدلة التي يجب توثيقها وحفظها؟
1- دليل التواصل (مثال: كتب رسمية/ رسائل الكترونية / محاضر اجتماعات/ صوت/ فيديو .. الخ).
2- دليل التنفيذ (مثال: معاملات موقعة ومعتمدة).
3- دليل القياس (مثال: نتائج رضى العملاء، مدى التحسين في العمليات، نتائج بطاقات الأداء ... إلخ).
4- أدلة الشهادات والورش والدورات بكافة أنواعها.
5- أدلة التطوير الذاتي (التعلم المستمر، القراءة، الدورات، حضور ورش .. الخ)
6- جميع ما يتعلق بعملك بتفاصيله المملة!
7- أدلة أخرى.

ما هي المعوقات التي تتوقع أن تواجهها مستقبلاً إذا لم تبدأ بتوثيق أعمالك بشكل صحيح الآن؟
1- صعوبة جمع أدلة تنفيذ الأعمال والتميز خصوصا لعدة سنوات.
2- الرسائل الالكترونية قد تتأرشف وقد يصعب استرجاعها.
3- عدم تنظيم الملفات (مثال ملف للدورات ملف للاجازات ملف للانجازات) سيسبب لك مشكلة كبيرة لاحقاً عند البحث عن دليل، فسيتطلب منك ذلك وقتاً أطول من اللازم.
4- قد تفقد الدليل (عطل في الجهاز، عطل في البرنامج، فقد ملفات! .. إلخ)
5- (الأسوء) عدم وجود أي دليل على أعمالك! .. تخيل أن تقوم بسرد الكثير من الأعمال التي قمت بها بدون وجود (قرار تكليف)! أو أن تقدم الكثير من الأفكار الإبداعية (ولم يتم تسجيلها في نظام معتمد)! .. أو تساعد زملائك وتقوم بشرح الكثير من مهام العمل بدون (محاضر اجتماع)! ... أو تنجز العديد من المعاملات بدون وجود دليل على قياس أداء هذه العمليات! ..... 

في النهاية أود القول أن هذه الأدلة وتوثيقها بشكل دوري سيساعدكم لأداء أعمالكم بشكل متميز، ويفضل اخذ نسخة احتياطية بشكل دوري.


..... يتبع في أيام لاحقة ......