تغير العالم مع جائحة كوفيد 19، اضطررنا للعمل عن بعد، وهكذا كان علينا جميعاً الحصول على الحلول الالكترونية المختلفة لإدارة العمل بشكل فعال، ولكن مع ذلك كان هناك تحد في إدارة فرق العمل وإدارة الأعمال، وهنا ألخص لكم الورشة التدريبية من أكاديمية أبوظبي الحكومية والخاصة بـ إدارة فرق العمل الافتراضية ،،،
مقدمة
مع جائحة كوفيد 19 خرجنا من نطاق ودائرة الراحة، تعلمنا أن نبدع ونتأقلم مع الوضع العالمي للحصول على افضل الحلول، وهكذا نحن نمر بمجموعة من المشاعر والأفكار التي تحدد اخلاقياتنا وردات الأفعال. وهنا يجب أن نفهم إيجابيات وتحديات إدارة الفرق بطرق الكترونية وليس عن طريق الاجتماعات التقليدية، ومن هذه الفوائد: المرونة في العمل - زيادة الروابط - زيادة الإنتاجية - تقليل التكلفة - الموازنة بين الحياة والعمل.
ولكن ما هي التحديات التي يمكن ان واجهها أيضا وكيف يمكننا التغلب عليها؟؟ بعض التحديات يمكن تلخيصها كالتالي:
الحوكمة - الاتصال - التكنولوجيا - التواصل الاجتماعي - الثقة والتحفيز.
التحديات:
- التكنولوجيا: هل لديك البنية التحتية؟ هل لديك البرامج؟ هل الموظفين لديهم المهارات الكافية؟
في هذه الازمة لم يعد هناك شك لأهمية الاستثمار في التكنلوجيا، ويجب على صاحب القرار معرفة احتياجات الفريق او المؤسسة، ومن ثم تحديد المنصة التي تتوافق مع الاعمال .. one tool does not fit all needs
- التواصل: كيف ستكون خطة التواصل مع الموظفين؟ كيف ستتابع الاعمال؟ كم مرة ستعقد اجتماع مع فريقك؟ كيف ستعمل على زيادة فعالية الاجتماعات الالكترونية؟... هنا بعض الأفكار:
- اخبر فريقك مسبقاً بسبب الاجتماع.
- ارسل لفريقك الاجندة مسبقاً.
- تأكد من ان جميع أعضاء الفريق لديهم المنصة او البرنامج المطلوب وخلو المشاكل الالكترونية.
- استخدم الأداة والمنصة الصحيحة للتواصل والتي تمكن الجميع من الاتصال بشكل فعال (مثال: مايكروسوفت تيم؟ قوقل ميت؟ زوم؟)
- تدريب الفريق قبل الاجتماع على استخدام المنصة الالكترونية في حال الحاجة لذلك.
- يجب ان يكون هناك مدير للاجتماع (Moderator).
- ابدأ الاجتماع بإتيكيت الاجتماع (عندما يتحدث احد البقية: صامت - عدم استخدام الكاميرا الا مع الحاجة - استخدام اختيار الدردشة .... الخ) من القوانين التي تود وضعها للاجتماع
- الاجتماعات الالكترونية والرسائل الالكترونية بدون صوت او صورة قد توقع الموظفين في حيرة من فهم المعاني الصحيحة، ولحل هذه المشكلة يمكن استخدام الكاميرا حيث ان تعابير الوجه معبرة وترفع من الذكاء العاطفي.
- تأكد من إدارة الوقت بشكل فعال، ففريقك قد يكون مرتبط باجتماعات ومواعيد أخرى.
- عند شرح كل نقطة يجب إعطاء الفريق فرصة للنقاش والاستفسار وابداء الرأي.
- يجب على الجميع احترام الاجتماع وعدم الانشغال بأعمال أخرى او قراءة البريد الالكتروني.
نقاط مهمة للتواصل:
- قلل من الرسائل الالكترونية غير المهمة (مثال: CC for unnecessary people).
- قلل من الاجتماعات غير المهمة.
- في حال وجود أي خلافات او صراعات لا تناقشها في البريد اللاكتروني ولكن اتصل بالشخص وتواصل معه بشكل افضل.
- التواصل الاجتماعي:
كيف ستكون علاقة الفريق مع بعضهم البعض؟ كيف سيتم بناء العلاقات الفعالة بين أعضاء الفريق؟ كيف سيتواصل أعضاء الفريق؟
- تواصل مع فريقك بشكل شخصي وغير رسمي.
- اسال فريقك عن احوالهم؟ عن حياتهم؟
- حاول جمع أعضاء الفريق في لقاءات غير رسمية.
- احتفل مع فريقك في المناسبات المختلفة، تناولوا كوب قهوة Virtual Coffe Catch up.
- وسع دائرة المعارف لديك، استغل الدورات والورش الالكترونية وتعرف على الناس ووسع مداركك وشارك الناس أيضا خبراتك.
الوعي:
ما هو مستوى الثقة بينك وبين أعضاء الفريق لانجاز العمل؟ ما هو مستوى التعاطف؟ كيف ستدير التنوع؟ كيف سيكون نمط القيادة لديك؟
- تأكد من ان الجميع على مستوى واحد من المعرفة.
- تأكد من توضيح جميع التوقعات، ما الذي تتوقعه من فريقك؟ ما الذي يتوقعونه منك؟
- تأكد من أن فريقك لديه جميع الأدوات التي تلزمه لانجاز العمل.
- تأكد أن تكلف الشخص الصحيح في المكان الصحيح.
- تأكد من أن فريقك مدرب ولديه المهارات الكافية لانجاز العمل.
- اعمل على تحفيز فريقك بشكل دوري.
- اعمل على مراجعة البيانات وتحديثها .. ما الذي تم انجازه؟ وكيف يمكن إنجازه بشكل افضل؟
- يجب ان توازن بين متطلبات العمل ومتطلبات المنزل لحياه أسعد
- امنح وقت كاف لفريقك.
- كن متفائلاً.
- استخدم التقويم لتنظيم العمل مع فريقك.
- حاول حل المشاكل قبل أن تتفاقم
أفضل الفرق هي التي:
- تشارك بعضها البعض الخبرات المختلفة.
- يسهلون العمل على بعضهم البعض.
- يعرفون المخرجات التي يجب ان يصلوا اليها.
- يثقون ببعضهم البعض.
- يسعون الى النجاح بشفافية وعدل.
في النهاية:
- كن هادئاً.
- كن منظماً.
- جدد الإبداع والخيال والتأطير - Re-invent re imagin re frame
- كن مؤمنا باستغلال الفرص.
- تأكد من تواجدك.
- نحن جميعا معا.
كل الشكر لأكاديمية أبوظبي الحكومية وأيضا فريق BTS ....
